Importancia de las Relaciones Públicas
(En Instituciones Educativas)
Realizado por: Rodrigo
Eduardo Pérez Rivera
Publicado en: Blogger/Relaciones Públicas y Publicidad
UAD
Resumen
Las
Relaciones Públicas, es un conjunto de diversas acciones de comunicación
estratégica, el cual su principal objetivo es la relación con distinto
públicos, esto se logra con tres puntos principales, informándolos,
persuadiéndolos y escuchándolos, para así lograr una total fidelidad y apoyo
del público en otras acciones ya sea en el presente y/o futuro.
Las
Instituciones Educativas, son organizaciones, esto quiere decir, que es un
conjunto de personas que tienen un objetivo en común, en el caso de escuelas es
la educación, esto se logra asignando responsabilidades y funciones a los
integrantes de la organización, se especifica la división de trabajo, se
delimita la autoridad y responsabilidad, se coordinan distintas normas para
alcanzar los objetivos y se coordinan las relaciones interpersonales. Logrando
todos estos puntos se puede lograr la satisfacción plena de los usuarios.
Muchas
veces las organizaciones se ven envueltas en diversos problemas, a causa del
mal desempeño y/o interés de los trabajadores lo cual provoca el rechazo social
o del público, a esto se le conoce como problemas de Relaciones Públicas.
Abstract
Public relations is a set of various strategic
communication activities, which its main goal is the relationship with other
public, this is accomplished with three main points, informing, persuading and
listening in order to achieve full fidelity and public support whether other
actions in the present and / or future.
The Educational Institutions are organizations, this
means, which is a set of people who have a common goal, in the case of schools
is education, it is accomplished by assigning responsibilities and roles to the
members of the organization, is specified division of labor, delineates the
authority and responsibility, different standards are coordinated to achieve
the objectives and coordinate relationships. Achieving all these points you can
achieve the satisfaction of the users.
Often organizations are involved in various problems,
because of poor performance and / or interest of workers causing social
rejection or the public, this is known as PR problems.
Introducción
Desprestigio
o imagen desfavorable, mala promoción de productos o servicios dependiendo el
caso, mala disposición de los empleados o miembros, surgimiento continuo de
problemas laborales, mala disposición de los directivos, incapacidad para
atraer o contratar a un mejor personal, ignorancia de la organización en cuanto
al uso del producto o servicio del público y su punto de vista. Estos problemas
que pueden surgir en cualquier organización pueden hacer llegar a la quiebra
total, a la mala imagen o rechazo y a la desconfianza del público. El origen de
estos problemas se encuentra en la forma como una organización se relaciona con
sus públicos, internos y externos.
Algunas
organizaciones no le presta la atención adecuada a las Relaciones Públicas
muchos dicen: “si tenemos un buen producto, a bajo precio y con esto
solucionamos necesidades de nuestros usuarios, no hay de qué preocuparse”, o en
el caso de las instituciones educativas,
si se tienen buenas instalaciones y maestros, buenos precios en
educación y se satisfacen a los estudiantes (usuarios), no hay de qué
preocuparse. Esto es un error que muy pocas organizaciones se dan cuenta pues
los problemas anteriores son como una red que van envolviendo poco a poco a las
organizaciones hasta llegar al fin de estas, y todo esto por no creer o confiar
en las Relaciones Públicas.
Para
poder combatir los problemas antes mencionados es necesario conocer los
principios de las Relaciones Públicas que son:
Tener
bien en claro e identificar quienes son los públicos, investigar las reacciones
y respuesta del público sustentándolo con técnicas científicas, buscar las
causas de las in adecuadas Relaciones Públicas, planificar un programa de
trabajo, escoger estratégicamente las actividades de Relaciones Públicas de la
organización con un doble sentido que es el de dar y recibir, hacer uso
adecuado y eficiente de los medios de difusión, adaptar los programas
establecidos a los públicos y un dato muy importante no descuidar nunca a los
líderes de grupos o líderes de opinión. Es muy importante la planificación de
las Relaciones Públicas la cual depende de una buena selección de objetivos.
Esta función es parte indispensable en una organización, para garantizar su
desarrollo y éxito.
El
tener un plan nos ayuda a una mejor estructura de las operaciones que se
realizaran de una manera ordenada.
Asimismo debe ser coordinada y llevada a cabo con los recursos disponibles en
la organización. Los planes se caracterizan según la importancia, duración o
área de actividad a desarrollar. De aquí surge el plan operativo, que es la
delimitación de las tareas a cumplirse para crear y mantener un clima de
confianza y simpatía en la organización y el público meta. Esto implica llevar
el cumplimiento de una serie de acciones:
La situación problemática; que es la posición, lugar o
condición en que se encuentra un problema, en los públicos. En esta parte se
identifica el problema que consideramos difícil de resolver y que por tanto
necesita de una serie de acciones para lograr su solución, neutralización o
erradicación. Su planteamiento debe distinguir cual es la situación
problemática que se desea abordar y sobre todo sustentar o explicar el porqué
de dicha elección.
La táctica; esta es una idea, cuando se busca una táctica
se está buscando una serie de pasos en el área de las comunicaciones. Para
tener posibilidades de éxito la táctica debe tener un rango competitivo en
relación a las actitudes, criterios y posiciones que tienen los públicos. En su
planteamiento se debe especificar la táctica elegida y el sustento de dicha
elección como en el punto pasado.
La estrategia; facilita el desarrollo de la táctica
seleccionada, por cada una de las situaciones de las Relaciones Públicas, esto
hasta lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan operativo
de Relaciones Públicas.
La estrategia y la táctica se complementan, elegir la
estrategia y sustentar su elección, es una de las tareas más importantes de las
actividades de Relaciones Públicas de una organización.
Los objetivos; cuando se tiene diseñada la táctica y la
estrategia, se fijan los objetivos a cumplirse en el plan de Relaciones
Públicas. Los objetivos son las metas de una organización, hacia los cuales
deben dirigirse los planes, establecen la justificación de la existencia de una organización,
donde se Identifican dos tipos de
objetivos, Generales y Específicos.
El cronograma; es un diagrama que expresa las relaciones
de una actividad con el tiempo en que debe de ser cumplida o ejecutada, dando
el nombre de los responsables de dicha actividad. (Actividades, fechas y
responsables). Permite poner orden y detectar las tareas a realizarse, sin él
se caería en el anarquismo.
Presupuesto; es el proceso en el que a través se elabora,
expresa, aprueba y coordina la ejecución y evaluación de un programa anual de
trabajo de una organización, implica transacciones financieras para el período
presupuestario, que generalmente es de un año. Recordemos que las buenas
intenciones, en las Relaciones Públicas no sirven de nada si no hay dinero de
por medio, el dinero y las ideas se complementan.
Evaluación; es simplemente el análisis de lo que va
aconteciendo, lo cual se contrasta con lo planificado, para conocer que
desviaciones existen, determinar las causas y el porqué de dichas desviaciones
y en consecuencia que soluciones se pueden aplicar. Es un término de
comparación entre la planificación y lo que los miembros de la organización
están ejecutando.
Llevando a cabo los pasos anteriores es completamente
seguro que las relaciones el prestigio y el desarrollo de la organización se
lleve a cabo con efectividad logrando el propósito y objetivos ya planteados.
Tomás Álvarez y Mercedes Caballero mencionan en el libro
“Vendedores de Imagen”, los elementos de la comunicación interna, dicen que
cuando un individuo se incorpora a una organización debería de recibir una
información básica sobre la misma, sobre la filosofía que representa su acción
y los datos básicos del grupo en el que se integra. Es necesario que la calidad
de acogida e información, asegure una integración afectiva. Mencionan que
algunas organizaciones han desarrollado un manual para cada uno de los
trabajadores y que vienen los siguientes puntos:
- Presentación de la organización: historia, actividades,
organización, funcionamiento, filosofía y valores de la misma.
- Situación de la organización en su entorno: relaciones
con la profesión, los clientes, los proveedores, participación en la vida
regional, actividades adicionales de índole cultural y deportiva.
- Definición de la política social de la organización:
estatuto social de los trabajadores, sistema de remuneración e incentivos,
normas de promoción, evaluación, seguridad e higiene, horarios y demás
políticas particulares que se tengan en la organización.
Esto debe de ser un manual con características
atractivas, que sea manejable, de fácil consulta, de un aspecto agradable que
inviten a ser leído y sobretodo conservado. Ha tratarse de un elemento básico
en el momento de recepción del nuevo integrante, encaminado a que la fase de
integración del mismo sea fácil y estimulante.
El órgano interno de las Relaciones Públicas y la
Comunicación en una organización, sirve para establecer una conexión habitual
entre los integrantes de la misma, fomentando los sentimientos de pertenencia a
un grupo, orientando las preocupaciones del mismo e informando de las
actividades y circunstancias en las que se desarrolla la organización. Es
inútil tener un departamento de Relaciones Públicas y no programar su
contenido, permitiendo que el flujo informativo que transmite este fuera de
sintonía con los objetivos y las políticas de la organización. Es inútil
también poner en marcha el departamento, y no hacerlo lo suficientemente
atractivo como para dar buena imagen de la propia entidad, ni darle el
suficiente enfoque periodístico que posibilite que el personal de la casa lo
lea y, a ser posible, lo difunda y conserve. Todo este esquema de trabajo
necesita un control permanente y tiene que ser checado a fondo de manera
periódica, mediante de auditorías de comunicación e imagen, que puedan
revelarnos difusiones y estancamientos, y proponernos nuevos sistemas de acción
y objetivos.
Un tema alterno a las Relaciones Públicas pero muy
importante es el de la Identidad en la Organización, Joan Costa en su libro
“Identidad Corporativa”, menciona que uno de los problemas con los que se
enfrentan las organizaciones, es la necesidad de adecuar sus criterios y
técnicas mentales, en consecuencia sus medios y herramienta, a nuevas
situaciones que se plantean o que previsiblemente se encontraran más tarde.
Dice que experiencia con distintas empresas de diferentes
países indican que, las causas más frecuentes que incitan a actuar en busca de nuevas
soluciones, se debe a la interacción entre problemas internos y externos. Estos
problemas pueden ser de distinto índole, pero generalmente son por los motivos
siguientes:
- Inadecuación de la imagen existente, a la de la verdadera
personalidad de la organización.
- Cambios en el estilo o forma de dirección, en cuanto a
objetivos, políticas y estrategias de comunicación.
- Políticas de la
empresa, muy diversas y en decrecimiento.
- La relación con distintas organizaciones o grupos.
- Posicionamiento demasiado rígido, que se ancla en algo específico,
en una época o una situación limitada, lo que provoca que no se pueda entrar a
otras áreas de desarrollo.
- Por lo contrario del caso anterior, por la falta de
posicionamiento y por lo tanto de la imagen de la empresa.
- Envejecimiento del sistema actual de identificación, lo
cual provoca la distorsión de la imagen de la organización e impide desarrollar
planes futuros.
Ante la necesidad de actuar en este sentido, la
organización se encuentra con la problemática de no saber cómo actuar y ni a
que profesionales acudir. En tal caso, la reacción más inmediata suele ser
encargar el estudio a departamentos de Relaciones Públicas. Sin embargo una
observación cuidadosa del problema bastara para darse cuenta de su naturaleza.
Joan Costa en este contexto dice que la
identidad visual no solo tiene que ser un elemento de estética, sino que abarca
otras áreas, que se encuentran fuera del dominio del grafismo, puesto que
estamos ablando de la identidad visual como elemento de configuración de la imagen
global de la organización.
Conclusión
Un problema que hasta la fecha sigue vigente en la
mayoría de las instituciones, sobre todo las instituciones educativas, es el
mal manejo o la falta del departamento de Relaciones Públicas, debido a su mala
información y a que es una materia relativamente nueva. El punto es que las
instituciones tienen que ver la importancia y la ayuda en el crecimiento
organizacional con el buen uso de las Relaciones Públicas.
Palabras
Clave
- Relaciones Públicas
- Institución u Organización
- Publico o Usuario
- Estrategia
- Identidad Corporativa
Bibliografía
Álvarez Tomás, Caballero Mercedes, Vendedores de
Imagen/los retos de los nuevos gabinetes de comunicación, Paidos, Ibérica,
1997.
Costa Joan, Identidad Corporativa, Trillas, México, 1993.
www.aureamorarrpp.com/aplicaciondelasrelacionespublicas
