sábado, 21 de septiembre de 2013

Importancia de las Relaciones Públicas (En Instituciones Educativas)

Importancia de las Relaciones Públicas
(En Instituciones Educativas)

Realizado por: Rodrigo Eduardo Pérez Rivera
Publicado en: Blogger/Relaciones Públicas y Publicidad UAD


Resumen

Las Relaciones Públicas, es un conjunto de diversas acciones de comunicación estratégica, el cual su principal objetivo es la relación con distinto públicos, esto se logra con tres puntos principales, informándolos, persuadiéndolos y escuchándolos, para así lograr una total fidelidad y apoyo del público en otras acciones ya sea en el presente y/o futuro.
Las Instituciones Educativas, son organizaciones, esto quiere decir, que es un conjunto de personas que tienen un objetivo en común, en el caso de escuelas es la educación, esto se logra asignando responsabilidades y funciones a los integrantes de la organización, se especifica la división de trabajo, se delimita la autoridad y responsabilidad, se coordinan distintas normas para alcanzar los objetivos y se coordinan las relaciones interpersonales. Logrando todos estos puntos se puede lograr la satisfacción plena de los usuarios.
Muchas veces las organizaciones se ven envueltas en diversos problemas, a causa del mal desempeño y/o interés de los trabajadores lo cual provoca el rechazo social o del público, a esto se le conoce como problemas de Relaciones Públicas.


Abstract

Public relations is a set of various strategic communication activities, which its main goal is the relationship with other public, this is accomplished with three main points, informing, persuading and listening in order to achieve full fidelity and public support whether other actions in the present and / or future.
The Educational Institutions are organizations, this means, which is a set of people who have a common goal, in the case of schools is education, it is accomplished by assigning responsibilities and roles to the members of the organization, is specified division of labor, delineates the authority and responsibility, different standards are coordinated to achieve the objectives and coordinate relationships. Achieving all these points you can achieve the satisfaction of the users.
Often organizations are involved in various problems, because of poor performance and / or interest of workers causing social rejection or the public, this is known as PR problems.

Introducción

Desprestigio o imagen desfavorable, mala promoción de productos o servicios dependiendo el caso, mala disposición de los empleados o miembros, surgimiento continuo de problemas laborales, mala disposición de los directivos, incapacidad para atraer o contratar a un mejor personal, ignorancia de la organización en cuanto al uso del producto o servicio del público y su punto de vista. Estos problemas que pueden surgir en cualquier organización pueden hacer llegar a la quiebra total, a la mala imagen o rechazo y a la desconfianza del público. El origen de estos problemas se encuentra en la forma como una organización se relaciona con sus públicos, internos y externos.
Algunas organizaciones no le presta la atención adecuada a las Relaciones Públicas muchos dicen: “si tenemos un buen producto, a bajo precio y con esto solucionamos necesidades de nuestros usuarios, no hay de qué preocuparse”, o en el caso de las instituciones educativas,  si se tienen buenas instalaciones y maestros, buenos precios en educación y se satisfacen a los estudiantes (usuarios), no hay de qué preocuparse. Esto es un error que muy pocas organizaciones se dan cuenta pues los problemas anteriores son como una red que van envolviendo poco a poco a las organizaciones hasta llegar al fin de estas, y todo esto por no creer o confiar en las Relaciones Públicas. 
Para poder combatir los problemas antes mencionados es necesario conocer los principios de las Relaciones Públicas que son:
Tener bien en claro e identificar quienes son los públicos, investigar las reacciones y respuesta del público sustentándolo con técnicas científicas, buscar las causas de las in adecuadas Relaciones Públicas, planificar un programa de trabajo, escoger estratégicamente las actividades de Relaciones Públicas de la organización con un doble sentido que es el de dar y recibir, hacer uso adecuado y eficiente de los medios de difusión, adaptar los programas establecidos a los públicos y un dato muy importante no descuidar nunca a los líderes de grupos o líderes de opinión. Es muy importante la planificación de las Relaciones Públicas la cual depende de una buena selección de objetivos. Esta función es parte indispensable en una organización, para garantizar su desarrollo y éxito.
El tener un plan nos ayuda a una mejor estructura de las operaciones que se realizaran de una manera ordenada. Asimismo debe ser coordinada y llevada a cabo con los recursos disponibles en la organización. Los planes se caracterizan según la importancia, duración o área de actividad a desarrollar. De aquí surge el plan operativo, que es la delimitación de las tareas a cumplirse para crear y mantener un clima de confianza y simpatía en la organización y el público meta. Esto implica llevar el cumplimiento de una serie de acciones:
La situación problemática; que es la posición, lugar o condición en que se encuentra un problema, en los públicos. En esta parte se identifica el problema que consideramos difícil de resolver y que por tanto necesita de una serie de acciones para lograr su solución, neutralización o erradicación. Su planteamiento debe distinguir cual es la situación problemática que se desea abordar y sobre todo sustentar o explicar el porqué de dicha elección.
La táctica; esta es una idea, cuando se busca una táctica se está buscando una serie de pasos en el área de las comunicaciones. Para tener posibilidades de éxito la táctica debe tener un rango competitivo en relación a las actitudes, criterios y posiciones que tienen los públicos. En su planteamiento se debe especificar la táctica elegida y el sustento de dicha elección como en el punto pasado.
La estrategia; facilita el desarrollo de la táctica seleccionada, por cada una de las situaciones de las Relaciones Públicas, esto hasta lograr el cumplimiento de los objetivos establecidos en el plan operativo de Relaciones Públicas.
La estrategia y la táctica se complementan, elegir la estrategia y sustentar su elección, es una de las tareas más importantes de las actividades de Relaciones Públicas de una organización.
Los objetivos; cuando se tiene diseñada la táctica y la estrategia, se fijan los objetivos a cumplirse en el plan de Relaciones Públicas. Los objetivos son las metas de una organización, hacia los cuales deben dirigirse los planes, establecen  la justificación de la existencia de una organización, donde se  Identifican dos tipos de objetivos, Generales y Específicos.
El cronograma; es un diagrama que expresa las relaciones de una actividad con el tiempo en que debe de ser cumplida o ejecutada, dando el nombre de los responsables de dicha actividad. (Actividades, fechas y responsables). Permite poner orden y detectar las tareas a realizarse, sin él se caería en el anarquismo.
Presupuesto; es el proceso en el que a través se elabora, expresa, aprueba y coordina la ejecución y evaluación de un programa anual de trabajo de una organización, implica transacciones financieras para el período presupuestario, que generalmente es de un año. Recordemos que las buenas intenciones, en las Relaciones Públicas no sirven de nada si no hay dinero de por medio, el dinero y las ideas se complementan.
Evaluación; es simplemente el análisis de lo que va aconteciendo, lo cual se contrasta con lo planificado, para conocer que desviaciones existen, determinar las causas y el porqué de dichas desviaciones y en consecuencia que soluciones se pueden aplicar. Es un término de comparación entre la planificación y lo que los miembros de la organización están ejecutando.
Llevando a cabo los pasos anteriores es completamente seguro que las relaciones el prestigio y el desarrollo de la organización se lleve a cabo con efectividad logrando el propósito y objetivos ya planteados.
Tomás Álvarez y Mercedes Caballero mencionan en el libro “Vendedores de Imagen”, los elementos de la comunicación interna, dicen que cuando un individuo se incorpora a una organización debería de recibir una información básica sobre la misma, sobre la filosofía que representa su acción y los datos básicos del grupo en el que se integra. Es necesario que la calidad de acogida e información, asegure una integración afectiva. Mencionan que algunas organizaciones han desarrollado un manual para cada uno de los trabajadores y que vienen los siguientes puntos:
-       Presentación de la organización: historia, actividades, organización, funcionamiento, filosofía y valores de la misma.
-       Situación de la organización en su entorno: relaciones con la profesión, los clientes, los proveedores, participación en la vida regional, actividades adicionales de índole cultural y deportiva.
-       Definición de la política social de la organización: estatuto social de los trabajadores, sistema de remuneración e incentivos, normas de promoción, evaluación, seguridad e higiene, horarios y demás políticas particulares que se tengan en la organización.
Esto debe de ser un manual con características atractivas, que sea manejable, de fácil consulta, de un aspecto agradable que inviten a ser leído y sobretodo conservado. Ha tratarse de un elemento básico en el momento de recepción del nuevo integrante, encaminado a que la fase de integración del mismo sea fácil y estimulante.
El órgano interno de las Relaciones Públicas y la Comunicación en una organización, sirve para establecer una conexión habitual entre los integrantes de la misma, fomentando los sentimientos de pertenencia a un grupo, orientando las preocupaciones del mismo e informando de las actividades y circunstancias en las que se desarrolla la organización. Es inútil tener un departamento de Relaciones Públicas y no programar su contenido, permitiendo que el flujo informativo que transmite este fuera de sintonía con los objetivos y las políticas de la organización. Es inútil también poner en marcha el departamento, y no hacerlo lo suficientemente atractivo como para dar buena imagen de la propia entidad, ni darle el suficiente enfoque periodístico que posibilite que el personal de la casa lo lea y, a ser posible, lo difunda y conserve. Todo este esquema de trabajo necesita un control permanente y tiene que ser checado a fondo de manera periódica, mediante de auditorías de comunicación e imagen, que puedan revelarnos difusiones y estancamientos, y proponernos nuevos sistemas de acción y objetivos.  
Un tema alterno a las Relaciones Públicas pero muy importante es el de la Identidad en la Organización, Joan Costa en su libro “Identidad Corporativa”, menciona que uno de los problemas con los que se enfrentan las organizaciones, es la necesidad de adecuar sus criterios y técnicas mentales, en consecuencia sus medios y herramienta, a nuevas situaciones que se plantean o que previsiblemente se encontraran más tarde.
Dice que experiencia con distintas empresas de diferentes países indican que, las causas más frecuentes que incitan a actuar en busca de nuevas soluciones, se debe a la interacción entre problemas internos y externos. Estos problemas pueden ser de distinto índole, pero generalmente son por los motivos siguientes:
-       Inadecuación de la imagen existente, a la de la verdadera personalidad de la organización.
-       Cambios en el estilo o forma de dirección, en cuanto a objetivos, políticas y estrategias de comunicación.
-        Políticas de la empresa, muy diversas y en decrecimiento.
-       La relación con distintas organizaciones o grupos.
-       Posicionamiento demasiado rígido, que se ancla en algo específico, en una época o una situación limitada, lo que provoca que no se pueda entrar a otras áreas de desarrollo.
-       Por lo contrario del caso anterior, por la falta de posicionamiento y por lo tanto de la imagen de la empresa.
-       Envejecimiento del sistema actual de identificación, lo cual provoca la distorsión de la imagen de la organización e impide desarrollar planes futuros.
Ante la necesidad de actuar en este sentido, la organización se encuentra con la problemática de no saber cómo actuar y ni a que profesionales acudir. En tal caso, la reacción más inmediata suele ser encargar el estudio a departamentos de Relaciones Públicas. Sin embargo una observación cuidadosa del problema bastara para darse cuenta de su naturaleza. Joan Costa en este contexto dice  que la identidad visual no solo tiene que ser un elemento de estética, sino que abarca otras áreas, que se encuentran fuera del dominio del grafismo, puesto que estamos ablando de la identidad visual como elemento de configuración de la imagen global de la organización.

Conclusión

Un problema que hasta la fecha sigue vigente en la mayoría de las instituciones, sobre todo las instituciones educativas, es el mal manejo o la falta del departamento de Relaciones Públicas, debido a su mala información y a que es una materia relativamente nueva. El punto es que las instituciones tienen que ver la importancia y la ayuda en el crecimiento organizacional con el buen uso de las Relaciones Públicas.

Palabras Clave
-       Relaciones Públicas
-       Institución u Organización
-       Publico o Usuario
-       Estrategia
-       Identidad Corporativa

Bibliografía

Álvarez Tomás, Caballero Mercedes, Vendedores de Imagen/los retos de los nuevos gabinetes de comunicación, Paidos, Ibérica, 1997.
Costa Joan, Identidad Corporativa, Trillas, México, 1993.
www.aureamorarrpp.com/aplicaciondelasrelacionespublicas





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